Celular vibrou! Tem pauta nova chegando e pedido de release para disparo na imprensa. O assunto precisa repercutir. Vai lá, abre o Word, escreve o texto, muda algo, revisa, corrige, lê de novo – dessa vez em voz alta -, aprova e envia e-mail pra aquele mailing de lei. Pronto. Tá feito! Mas fala aí… Você acha que é só isso mesmo? Não, hein?! É o seguinte. A gente preparou 3 passos rápidos e importantes para seguir antes de enviar qualquer release. Vem com a gente!

1 – SEJA OBJETIVO E ORGANIZADO, MAS SEM ABRIR MÃO DA DENSIDADE INFORMATIVA

Não enrole! Escreva um texto que as principais informações e ideias estejam bem claras e organizadas. Parece básico, mas não custa lembrar da importância de responder com efetividade aos “5W” (‘o quê?’, ‘onde?, ‘como?’, ‘quando?’ e ‘por quê?’) logo na abertura do seu release. As chances de maior compreensão da sua pauta são bem maiores.

Pensa antes, escreve depois! Alinhou tudo, justificou o texto, espaçou direitinho a 1,5, destacou termos-chave com negrito, escreveu resuminho paralelo e adicionou os contatos para dúvidas? Muito bom! Mas a organização não é só estética. Textos truncados, mal escritos, com deslizes gramaticais, formais (ou excessivamente informais) demais e longos podem gerar recusa do recebedor. Pauta boa sem uma mostra bem feita pode ir pro lixo. Opte, antes da ênfase necessária ao olhar gráfico, pela organização das ideias. Entenda também que a checagem de tudo nunca vai ser demais e deve seguida protocolarmente.

Sem pena de ser bem informativo! Pauta boa com texto raso é uma pauta rasa. Acredite, pauta ruim com texto denso pode até emplacar. Informações coesas, precisas e estratégicas agregam valor. Elenque os dados da sua pauta por ordem de importância e use-os como ganchos espalhados em seu texto. Reduza espaços para dúvidas básicas, de algo que já deveria estar ali. Você poupa seu tempo e o de quem está lendo. Não esqueça de anexar arquivos de áudio, imagem ou vídeo, dependendo do veículo de destino. Dados burocráticos entram como “serviço” ao fim do conteúdo. Jamais esqueça do resumo de pauta. Imagine a quantidade de releases que as redações recebem por dia. Facilite para o recebedor o entendimento da sua pauta. E, antes de tudo, esteja por dentro de todas as informações. Você vai precisar quando te perguntarem sobre o release. Segue o fio!

2- RELACIONE-SE BEM COM A IMPRENSA

Quem socorre a qualquer hora é o SAMU. Você deve manter relações amistosas e de parceria com as editorias das redações. Isso facilitará a comunicação no processo de envio de pautas/releases. Lembre-se que, inicialmente, sua pauta é importante para você. É seu papel fazer com que a imprensa enxergue desta forma também. Esse é o seu trabalho.

Seja gentil e aja com cordialidade não só quando precisar daquela ajuda. Negocie com sua empresa envio de brindes em datas estratégicas do ano (aniversários, Natal, Dia dos Pais, Dia das Mães) e confraternizações exclusivas para imprensa. Estreite laços e fortifique a ideia de que a parceria não é só entre assessor-jornalista, mas, sim, entre empresa-jornalista. A mensagem precisa ser evidentes “Se precisar, você pode contar com a gente”.

Saia das cavernas! Seu “follow-up” tem que ser prático e rápido. “Recebeu aí?” Mandar e-mail pra perguntar se alguém recebeu o seu e-mail não existe mais. Liga! Redações de jornais já possuem até contatos de WhatsApp, grupos entre assessores e linhas diretas para jornalistas. Importe-se também com a atualização dos seus contatos. Acompanhe se suas pautas vão ser publicadas. Coloque-se à disposição sempre e demonstre gratidão pelas veiculações que conseguir. E não esqueça da clipagem para os relatórios finais. Bora pra última dica?